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Agrupaciones de traslados

Una "agrupación de traslados" consiste en un conjunto de servicios de tipo traslado (compartido, tipo autobús) que comparten un origen/destino, fecha y hora de recogida/destino. El objetivo es poder crear una ruta para el transportista (el proveedor), que recibirá esta agrupación vía e-mail.

Dispongo ahora tiene procesos automáticos para generar agrupaciones de traslados, con el objetivo de informar a los proveedores de todos los transportes que tienen en un día. La activación de este proceso se puede gestionar desde el panel web, bajo el menú de “ajustes”, en la sección “configuración general”.

Al seleccionar esa opción, encontramos el siguiente formulario:

Esta pantalla está dividida en dos secciones: Reservas y Agrupaciones. Ahora vamos a hablar de la de Agrupaciones.

En esta sección hay tres parámetros:

• Generar agrupaciones automáticamente: con esto se controla si el sistema genera o no las agrupaciones de traslados automáticamente, con la antelación indicada en el segundo parámetro.
• Tiempo de antelación para generar agrupaciones: aquí se indica, en horas y con un mínimo de 24, la antelación con la que se deben generar las agrupaciones.
• Enviar avisos de las agrupaciones automáticamente: este parámetro controla si las agrupaciones creadas que todavía no hayan realizado un envío de aviso deben enviar un correo con la información de la agrupación 24 horas antes de la fecha de la misma.

El envío de los avisos se realizaría al proveedor de los servicios agrupados, y para que se pueda realizar debemos configurar correctamente al proveedor. Para ellos nos debemos dirigir a Ajustes, Producto y Proveedores:

Una vez nos encontremos en el listado, abrimos el proveedor que queremos configurar con un click, y en el formulario nos dirigimos a la sección “notificaciones”.

Para que se pueda realizar el envío de notificaciones de agrupaciones, deberemos marcar el check “Notificar agrupaciones de traslados” e indicar una dirección de correo electrónico a la que se enviarán, y guardar.

Esto gestionaría la automatización del proceso de creación y envío de avisos de las agrupaciones de traslados.

También existe la opción de generarlas de forma manual. Para ello, es necesario dirigirse al menú lateral, buscar la sección de “Calendarios y operativa” y entrar a “Agrupaciones de traslados:

En esta página encontraremos dos secciones: una con aquellas agrupaciones creadas y otra con las agrupaciones que nos sugiere el sistema:

Haciendo click en una de ellas podemos ver el detalle de los servicios que se incluirían en la misma, y también está la opción de crearla con los parámetros indicados:

Crearla nos permitirá gestionar los datos de la misma, añadir más servicios y gestionar manualmente los avisos:

Modificando los datos de la agrupación nos sugerirá otros servicios para añadir a la misma:

También podemos gestionar la agrupación:

Decalajes

Los decalajes son configuraciones de tiempo que se utilizan para calcular una hora de recogida para determinados traslados. Por ejemplo: en un traslado de un hotel a un aeropuerto se nos indica que el vuelo sale a las 11:00. El trayecto tiene una duración de 30 minutos, con lo que la hora de recogida serían las 10:30, y además hay que tener en cuenta el tiempo de antelación con el que hay que estar en el aeropuerto para tomar un vuelo, que suele ser de 2 horas. La recogida tendría que ser a las 8:30 en este caso. Configurando los decalajes se puede calcular correctamente una hora de recogida de forma automática. Esta configuración se puede realizar desde la misma pantalla que antes:

En la sección de "Reservas" encontramos cuatro parámetros para configurar:

• Calcular hora de recogida para reservas sin hora: indica si se debe calcular automáticamente la hora de recogida para aquellos servicios que no la tengan indicada, con la antelación que se especifique.
• Tiempo de antelación para calcular hora de recogida: el tiempo de antelación, en horas y con un mínimo de 24, para calcular la hora de recogida.
• Calcular hora de recogida al reservar: indica si en el momento de la reserva se debe calcular una hora de recogida para el traslado.
• Tiempo de seguridad de decalaje: tiempo en minutos que se añadirá si no se encuentra ninguno configurado a la hora de calcular la hora de recogida.

El cálculo de la hora de recogida se hará mediante los datos introducidos en ubicaciones, poblaciones, zonas y tipos de ubicación. A continuación se indica cómo configurar estos tiempos.

Tiempo en tipo de ubicación

Para poder editar un tiempo en un tipo de ubicación, deberemos dirigirnos primero a una ubicación (Ajustes, Configuración general, Mantenimientos geográficos, Ubicaciones) y después, en el formulario, editar el tipo de ubicación asociado:

En el formulario que se abra, introduciremos el tiempo deseado:

Este tiempo se utilizará cuando el destino sea un transporte, y se añadirá siempre para calcular la hora de recogida (si el destino es un aeropuerto y se ha indicado que hay que estar a las 10:00 y aquí se indica un tiempo de 120 minutos y no hay absolutamente nada más configurado, el cálculo de hora de recogida dará como resultado las 8:00).

Decalaje en ubicación

En cada ubicación es posible indicar un tiempo para un destino concreto. Para ellos, nos dirigimos a la ubicación que queremos configurar y abrimos la pestaña “decalajes”:

En ella podemos añadir un decalaje nuevo.

Y configurar el tiempo para una ubicación.

Esto acaba traduciéndose en: si la ubicación origen (la que estamos configurando) tiene una configuración con respecto a la de destino, se añade ese tiempo para el cálculo de la hora de recogida. En el ejemplo anterior teníamos el tiempo de 120 minutos para el tipo de ubicación “aeropuerto”, y ahora en esta ubicación hemos configurado un tiempo de 20 minutos para ese destino. Esto da un total de 140 minutos. Si la hora a la que nos han indicado que sale el vuelo son las 10:00, el cálculo de hora de recogida dará como resultado las 7:40.

Esto exige o bien configurar todas las ubicaciones que se van a utilizar en traslados, o bien configurar un nivel superior. Primero se consultaría si la población a la que pertenece la ubicación tiene un tiempo configurado, y si tampoco lo tiene, se iría a buscar el configurado en la zona a la que pertenece (en el caso de que exista). La configuración de tiempos en poblaciones y zonas es exactamente igual al de ubicaciones.

Decalaje en población

Las poblaciones (disponibles en Ajustes - Configuración general - Mantenimientos geográficos - poblaciones) son el siguiente nivel en el que se pueden añadir decalajes, y el procedimiento es el mismo que en ubicaciones, empezando por la pestaña de "decalajes":

En la que podemos añadir un decalaje nuevo:

Configurando un tiempo para una ubicación destino:

Decalaje en zona

En las zonas (disponibles en Ajustes - Configuración general - Mantenimientos geográficos - Zonas) se pueden incluir un conjunto de ubicaciones, y además se le puede añadir una configuración de decalaje para que afecte a todas esas ubicaciones en caso de que no lo tengan configurado. El procedimiento es el mismo, pestaña "decalajes": 

Se abre la pantalla donde se pueden agregar nuevas configuraciones:

Y se puede configurar un tiempo para una ubicación concreta: