Introducción

En este post se va a tratar sobre dos funcionalidades: las agrupaciones de traslados y el cálculo de horas de recogida utilizando decalajes.

Agrupaciones de traslados

Descripción

Una agrupación de traslados consiste en reunir varios servicios de traslado compartido en un único mantenimiento, con el objetivo de facilitarle al proveedor una hoja de ruta para un día determinado. Esta funcionalidad se puede utilizar de forma manual o bien se puede programar para que se realice automáticamente.

Existen dos tipos de agrupaciones:

• De entrada: las que reúnen servicios de traslado que van de un transporte concreto (aeropuerto, estación o puerto) a hoteles.
• De salida: las que reúnen servicios que van de hoteles a un transporte concreto.

Criterios de agrupación

Para que un traslado forme parte de una agrupación debe cumplir una serie de condiciones generales, y otras específicas según el tipo de agrupación.

Las condiciones generales son:

• El cálculo de su precio es "Por Persona". Con esto se determina si un traslado es compartido.
• No está incluido en agrupaciones existentes.
• Son del mismo proveedor.
• Cumplen las condiciones definidas en alguna Zona de agrupaciones de traslados (si existe alguna).

Las condiciones específicas son:

• Agrupaciones de salida
  • Que el destino sea el mismo.
  • Que el destino sea un transporte (aeropuerto, estación, puerto).
  • Que la hora de destino coincida.
• Agrupaciones de llegada
  • Que el origen sea el mismo.
  • Que el origen sea un transporte (aeropuerto, estación, puerto).
  • Que la hora de recogida coincida.

Activación y configuración

Para que las agrupaciones se realicen de forma automática, debemos configurar el sistema. Para ello, nos dirigiremos a Ajustes, Configuración general y Configuración Transfers:

En esta sección hay tres parámetros:

• Generar agrupaciones automáticamente: con esto se controla si el sistema genera o no las agrupaciones de traslados automáticamente, con la antelación indicada en el segundo parámetro.
• Tiempo de antelación para generar agrupaciones: aquí se indica, en horas y con un mínimo de 24, la antelación con la que se deben generar las agrupaciones.
• Enviar avisos de las agrupaciones automáticamente: este parámetro controla si las agrupaciones creadas que todavía no hayan realizado un envío de aviso deben enviar un correo con la información de la agrupación 24 horas antes de la fecha de la misma. Para que se envíe el mail al proveedor, deberemos configurarlo. Esto se explica en el siguiente punto.

Configuración del proveedor

Para que a un proveedor se le puedan enviar de forma automática las notificaciones de agrupaciones de traslados, debemos configurarlo. Esto lo podemos realizar en el mantenimiento del proveedor, en Ajustes - Producto - Proveedores:

Una vez estemos en el mantenimiento, rellenaremos tanto el check como el campo que están resaltados en la siguiente captura.

Gestión manual de agrupaciones

Es posible realizar una gestión manual de las agrupaciones, tanto para crearlas como para modificarlas. Para ello, nos dirigiremos a Calendarios y operativa, Agrupaciones de traslados:

En esta sección hay dos zonas: una para las agrupaciones que ya existen y otra con las que el sistema nos sugiere.

Agrupaciones sugeridas

En la parte de agrupaciones sugeridas podemos revisar los datos con los que se crearía, y haciendo click en una de ellas se nos mostrarían los servicios a incluir en la misma:

Agrupaciones existentes

Tanto si creamos una nueva como si modificamos una existente, podemos cambiar la información de la misma, ya sea añadiendo/eliminando servicios, cambiando toda su información o realizando una serie de acciones que nos permite el mantenimiento:

Zonas de agrupación

Decalajes/Cálculo de la hora de recogida

Descripción

El sistema es capaz de calcular la hora de recogida de un traslado en función de una serie de decalajes, que son unas configuraciones de tiempos que se establecen en varios mantenimientos del sistema. Se explica a continuación cómo realizar estas configuraciones.

Activación y configuración

Para activar esta funcionalidad deberemos ir nuevamente al formulario de configuración de transfers.

En este caso trabajaremos con la primera sección

En esta sección de "Reservas" encontramos cuatro parámetros para configurar:

• Calcular hora de recogida para reservas sin hora: indica si se debe calcular automáticamente la hora de recogida para aquellos servicios que no la tengan indicada, con la antelación que se especifique.
• Tiempo de antelación para calcular hora de recogida: el tiempo de antelación, en horas y con un mínimo de 24, para calcular la hora de recogida.
• Calcular hora de recogida al reservar: indica si en el momento de la reserva en web se debe calcular una hora de recogida para el traslado.
• Tiempo de seguridad de decalaje: tiempo en minutos que se añadirá si no se encuentra ninguno configurado a la hora de calcular la hora de recogida. Revisar el punto de Cálculo de la hora de recogida para más información.

Cálculo de la hora de recogida

El cálculo de la hora utiliza la información almacenada en el sistema para poder obtener la hora. Este cálculo sigue la siguiente lógica:

• Toma como base para los cálculos la hora del transporte (por ejemplo, si el destino es un aeropuerto, tomará como base la hora del vuelo indicada). Si no hay hora de destino, no es posible calcular la de recogida.
• Cuando se encuentra ninguna configuración en ningún mantenimiento geográfico: toma el tiempo de seguridad configurado en el punto anterior. 
• Cuando hay configuraciones se realiza la suma de estos dos elementos:
  • El tiempo configurado en el tipo de ubicación.
  • El tiempo configurado en el origen con respecto al destino. Empezará buscando en el mantenimiento más específico, y si no lo encuentra irá al más genérico. El orden que sigue es Ubicación - Población - Zona.

Configuración en los mantenimientos geográficos

Tipo de ubicación

El tiempo indicado aquí es lo que supone la base. Para el tipo Aeropuerto se suele configurar el tiempo de antelación con el que necesita estar un cliente para tomar un vuelo. Podemos configurar esto desde una ubicación, editando el tipo:

Ubicación

En cada ubicación se puede indicar un tiempo para un destino concreto. Para ellos, nos dirigimos a la ubicación que queremos configurar y abrimos la pestaña “decalajes”:

Allí podremos añadir un decalaje nuevo, indicando un tiempo para un destino concreto:

No es necesario configurar todas las ubicaciones con decalajes, este formulario se debería utilizar para casos muy concretos, la mayor parte de casuísticas se puede solventar configurándolos en poblaciones y zonas.

Población

La configuración para las poblaciones es igual a la de ubicaciones. Nos dirigiremos a la población que queremos configurar, y en ella abriremos la pestaña de Decalajes. Allí configuraremos los que necesitemos.

Zona

Nos encontramos con el mismo caso que con poblaciones, la configuración es exactamente igual.