Índice de contenido
- Introducción
- Requisitos
- Flujo de los datos y funcionamiento del sistema de exportación
- Seguimiento y control de los datos enviados
- Gestión de errores
- Recepción de errores por email
- Configuración de mapeos
- Otras configuraciones y valores por defecto
Introducción
La exportación a SIIGO desde Dispongo se basa en el envío de los datos: Clientes y facturas de venta. El sistema de exportación de Dispongo gestiona los datos a enviar a los servicios web de SIIGO mediante una cola donde los datos a enviar están en formato JSON.
Cobros en la factura
En la integración con SIIGO no se exportan los cobros del expediente ya que estos no están relacionados directamente con la factura y pueden crear errores de asignación cuando en un expediente se realizan varios procesos seguidos de facturación (por ejemplo al facturar, abonar y volver a facturar no se pueden determinar que cobros del cliente corresponden a que factura o abono).
La factura de venta llegará a SIIGO con un solo cobro del cliente, con la fecha de vencimiento de la factura y con la forma de cobro mapeada en SIIGO que tenga asignado la reserva.
Requisitos
La exportación a SIIGO requiere que la versión del servidor SQL sea 2016 o superior para garantizar su correcto funcionamiento. Asegúrese de cumplir con este requisito antes de proceder con la implementación.
Flujo de los datos y funcionamiento del sistema de exportación
La exportación de datos de Dispongo a SIIGO es automática, se ejecutan desde tareas programadas del servidor por lo que por norma general no será necesario realizar ninguna acción para enviar la información.
Las tareas sigue el siguiente flujo para enviar la información:
1. Encolado: Los datos son preparados para enviar, se prepara la estructura en formato JSON con la información a enviar (por ejemplo una factura: fecha de la factura, detalles,...) y se deja lista en la cola de envíos como "Información pendiente de enviar".
2. Envío de datos: Se procesa una a una toda la información pendiente de enviar a los servicios web de SIIGO. Los datos quedarán grabados como enviados si todo el proceso funciona correctamente, en caso de error el registro quedará marcado como error y se almacenará la descripción del problema en el elemento de la cola.
3. Re-intento de errores: en este tercer paso se desmarcan los errores que hay en la cola de exportación para tratar de enviar de nuevo los datos pendientes.
Seguimiento y control de los datos enviados
Es necesario realizar un seguimiento periódico del estado de las exportaciones para conocer si hay algún problema o existe algún datos pendiente de enviar que se ha quedado con error por cualquier problema.
El cuadro de mando del sistema de exportaciones nos permite hacer este seguimiento de los datos que estamos enviando y nos permite conocer de un solo vistazo si existe algún problema en los envíos a SIIGO.
Para acceder al cuadro de mando del sistema de exportación iremos al menú: Integraciones >> Exportaciones>> Cuadro de Mando
Consulta de facturas enviadas a SIIGO
En la sección de informes del panel de control el listado "Integraciones>> Facturas exportadas SIIGO" podemos obtener de forma resumida un listado de todas las facturas enviadas o pendientes de enviar a SIIGO además de la relación entre la numeración de la factura en Dispongo-SIIGO.
Gestión de errores
Tal como se ha comentado en el punto anterior es necesario supervisar periódicamente el estado de las colas de exportación por si algún elemento de la cola de exportación ha quedado con error.
Que un registro esté en color rojo con errores significa que una Factura de venta no se ha podido enviar a SIIGO, por lo que debemos intentar conocer el motivo que provocado el error.
Identificar errores
Cuando se produzca un error en la cola este se mostrará en color rojo, además el contador "Errores en la cola" del proceso de exportación indicará el número de errores existentes en la cola.
El siguiente paso tras comprobar que existen errores en la cola será buscamos el registro con el problema sin enviar, para ello podemos aplicar el filtro por la columna "Error" y una vez filtrado acceder a la ficha del detalle que tiene el error pulsando sobre el botón "Editar".
Una vez abierto el elemento de la cola de exportación revisamos las fichas "Mensaje de error" donde se encuentra el error registrado en el sistema de exportación y en "Response" donde tendremos la respuesta del servicio web con la respuesta de SIIGO.
En el error que vemos como ejemplo de la captura anterior el mensaje indica que payments.id contiene una referencia inválida: estamos intentando enviar un código/Id de una forma de pago en SIIGO que no existe.
Para corregir este problema realizaremos los pasos:
- Corregir el problema de mapeo: cambiar el id de la forma de pago en SIIGO dentro del mapeo de la forma de pago que corresponda.
- Acceder al elemento de la cola de exportación que produce el error (explicado en esta sección).
- Editar el elemento y pulsar sobre el botón "Regenerar XML". Esto actualizará los datos que se van a enviar e indicará el nuevo identificador de la forma de pago del cliente corregido.
- Cerrar el elemento y pulsar sobre el botón re-enviar errores en la pantalla principal del cuadro de mando.
- Esperar a que se produzca el envío automáticamente y volver a revisar el estado a los pocos minutos.
Si no se soluciona el problema o si con los datos que tenemos no podemos determinar el origen del error enviaremos un ticket a peticiones@doblemente.com con toda la información del error para revisión desde el departamento de soporte de doblemente.
Factura con número de documento erróneo
Un error que podemos encontrar en la cola de exportación de una factura es cuando SIIGO no permite crear el cliente porque su número de identificación no es correcto (por ejemplo no se ha indicado correctamente en el alta del cliente), en estos casos al editar los detalles del elemento de la cola con errores veremos el mensaje: The identification field has an invalid format
El primer paso será corregir en la ficha del cliente e indicar el número corregido del documento:
Una vez corregido necesitamos enviar este cambio a la factura de venta. Como no es posible la edición de una factura de venta utilizaremos la utilidad "Corregir CIF de cliente en Factura" dentro de la solapa "Utilidades SIIGO" de la configuración del sistema de exportación SIIGO.
Seguiremos los siguientes pasos:
- Acceder al formulario de configuración del sistema de exportación (menú: Integraciones >> Exportaciones >> Configuración)
- Buscar el sistema de exportación de SIIGO
- Acceder a la solapa "Utilidades SIIGO"
- Indicar el número de factura en el que queremos actualizar el documento corregido del cliente
- Pulsar el botón "Cargar factura"
- Revisar los datos de factura y cliente y pulsar el botón "Actualizar CIF del cliente en la factura"
Una vez corregido el documento en la factura tenemos que actualizar los datos del elemento de la cola que aún tiene la referencia del documento mediante el botón "Regenerar XML" tal como se explica en el punto anterior para corregir un mapeo de la forma de cobro del cliente.
Recepción de errores por email
El sistema de exportación posibilita la configurar envío de errores a una dirección de email, de esta forma cuando se produce un error en los envíos del sistema de exportación nos llegará un correo a la cuenta que hayamos configurado con los detalles del error.
Configuraremos esta opción en el formulario del sistema de exportación dentro de la solapa de "Errores por email" tal como se muestra en la siguiente imagen.
Podemos añadir más de una cuenta de correo a las direcciones donde vamos a recibir el error añadiendo punto y coma ";" antes de indicar la nueva cuenta, por ejemplo: cuenta1@envioerrores.com; cuenta2@envioerrores.com
Configuración de mapeos
La configuración de mapeos es un paso necesario en el proceso de integraciones externas entre sistemas, pues nos permite poder relacionar datos entre las diferentes plataformas.
Por ejemplo, para poder indicar a SIIGO que vamos a enviar el producto "Hotel doblemente" en Dispongo necesitamos grabar previamente la referencia o identificador de registro que tiene dentro de SIIGO para este producto.
A continuación se detallan los mapeos necesarios que debemos establecer para integrar con SIIGO
Mapeos de productos
En la integración con SIIGO encontraremos dos posibles niveles para mapear los productos:
- Desde el producto: el código de producto debe corresponder en Dispongo con el código de producto en SIIGO
- Desde el tipo de servicio: cuando por el número de productos o porque queremos utilizar un producto genérico para un tipo de servicio podemos crear la correspondencia directamente de un tipo de servicio con un producto en SIIGO:
Mapeando el tipo de producto en este nivel se omitirá el código de producto y se enviará el valor configurado.
Mapear países
El mapeo de países entre los sistemas corresponde al código de país en Dispongo, este utiliza el código ISO 3166-1 que debe de corresponder con el registrado en SIIGO.
Mapear Provincia
Para realizar el mapeo de las provincias lo que debemos hacer es ingresar a la WebApp de SIIGO y buscar en Reportes -> Reportes de Configuración -> Localidad para encontrar el filtro donde obtendremos el código de Estado / Departamento que configuraremos como Provincia en Dispongo.
Una vez obtenido este código, lo que tenemos que hacer es agregar el parámetro dentro del formulario de Provincia en Dispongo en Aplicación -> Configuración -> Poblaciones -> Provincias con el valor obtenido.
Mapear Población
Para realizar el mapeo de las población, es bastante similar al comentado previamente sobre provincias lo que debemos hacer es ingresar a la WebApp de SIIGO y buscar en Reportes -> Reportes de Configuración -> Localidad para encontrar el filtro donde obtendremos el código Ciudad que configuraremos como Población en Dispongo.
y de la misma forma que para el país o las provincias añadiremos el código en el parámetro de configuración dentro del formulario de Provincias en Dispongo en Aplicación -> Configuración -> Poblaciones
Mapear de tipos de clientes
Desde Dispongo podemos configurar el tipo de tercero de SIGO Person o Company en el formulario del tipo de cliente con un parámetro de configuración.
Este mapeo lo realizaremos para todos los tipos de clientes:
Mapear tipo de documentación
En la integración con SIIGO identificamos dos tipos de documentos:
- Factura de venta: corresponde a factura de venta en SIIGO
- Abono de factura: corresponde a una nota de crédito en SIIGO
Para estos dos tipos de documentos añadiremos dentro del formulario de empresa el código de documento en SIIGO al que corresponde: Aplicación >> Implantación >> Empresas >> Empresas.
Los identificadores de los tipos de documentos se obtienen desde la llamada a la api https://api.siigo.com/v1/document-types. Si no disponemos de conexión a la API solicitaremos a soporte en SIIGO el listado de estos para poder completar los mapeos.
Mapeos de formas de cobro
Las formas de pago configuradas en SIIGO corresponden a las formas de cobro de cliente en Dispongo. Al mapearlas cuando se envía la factura a SIIGO pasará el código o valor necesario para la forma de cobro configurada en el Expediente.
Para ello definiremos el valor de mapeo en la colección de formas parámetros de las formas de cobro, vemos un ejemplo del mapeo en la siguiente captura:
Mapeos de impuestos (IVA)
De la misma forma que en mapeos anterior añadiremos la correspondencia entre los impuestos para Dispongo-SIIGO en el detalle de parámetros del formulario de IVA.
Otras configuraciones y valores por defecto
Envío de la factura a la DIAN y envió de la factura al cliente
Dentro de la configuración de la empresa encontraremos los parámetros para activar el envío de la factura a la DIAN (hacienda Colombiana) y el envío de la factura al cliente:
Agente del sistema
Mapearemos los agentes del sistema en el campo "Código exportación" de la ficha del usuario.
En reservas donde los usuarios o agentes no tengan valor mapeado podemos establecer uno genérico en los parámetros de la empresa:
El agente o vendedor es un valor obligatorio cuando enviamos facturas a SIIGO por lo que es necesario configurar estos dos niveles para asegurar que las facturas se enviarán siempre con el valor del vendedor.
Valores por defecto de provincia y población (en el país)
Podemos definir valores por defecto para la población y provincia por defecto dentro de un país, posibilitando que para clientes sin población o provincias mapeados enviar por defecto un valor desde el país asignado.
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