Índice de contenidos
- Introducción
- Sistema de colas de Dispongo
- Seguimiento y control de los datos enviados
- Gestión de errores
- Recepción de errores por email
- Configuración de Mapeos
Introducción
La integración de exportación de datos de Dispongo a SAP se realiza mediante el envió de datos de facturas de venta, cobros de clientes y reservas en formato fichero de texto a un repositorio de destino en un servidor FTP.
Sistema de colas de Dispongo
La integración a SAP se basa en el sistema de colas de exportaciones de Dispongo. Las tareas de exportación son automáticas y se ejecutan como trabajos de servidor diariamente.
Estas tareas sigue el siguiente flujo para enviar la información:
1. Encolado: Los datos son preparados para enviar, se comprueba que información está pendiente de enviar y se añade a la cola de envíos.
2. Envío de datos: Se prepara toda la información pendiente y se genera un fichero txt. Este fichero se envía al repositorio de destino en el servidor FTP.
3. Re-intento de errores: en este tercer paso se desmarcan los errores que pueda tener la cola de exportación para tratar de enviar de nuevo los datos pendientes.
Seguimiento y control de los datos enviados
Es necesario realizar un seguimiento periódico del estado de las exportaciones para conocer si hay algún problema o sí existe algún datos pendiente de enviar que se ha quedado con error por cualquier problema.
El cuadro de mando del sistema de exportaciones nos permite hacer este seguimiento de los datos que estamos enviando y nos permite conocer de un solo vistazo si existe algún problema en los envíos a Business Central.
Para acceder al cuadro de mando del sistema de exportación iremos al menú: Integraciones >> Exportaciones>> Cuadro de Mando
Gestión de errores
El proceso a seguir cuando encontremos un error en la cola de exportación es el siguiente:
- Comprobar el mensaje de error para conocer el origen del problema
- Validar si el fichero se ha enviado al repositorio de destino
- Re-enviar el ítem de la cola de exportación si el fichero no se ha llegado a enviar o marcar como enviado si este ya se envió al repositorio.
Recepción de errores por email
Es posible configurar el envío de errores a una dirección de email, de esta forma cuando se produce un error en los envíos del sistema de exportación nos llegará un correo a la cuenta que hayamos configurado con los detalles del error.
Configuraremos esta opción en el formulario del sistema de exportación dentro de la solapa de "Errores por email" tal como se muestra en la siguiente imagen.
Configuración de Mapeos
La configuración de mapeos es un paso muy importante en el proceso de integraciones externas en cualquier sistema pues nos permite poder relacionar datos entre diferentes plataformas. Por ejemplo, para poder indicar a SAP que un apunte del cobro realizado mediante la cuenta bancaría "DEMO" corresponde a la cuenta contable 572721 esta previamente la tendremos que informar en su maestro dentro de Dispongo.
De la misma forma en el momento que creamos nuevos datos en SAP y Dispongo (por ejemplo añadir un nuevo proveedor) es necesario añadir este dato de mapeo con el valor que corresponda en SAP, en este caso la cuenta contable del proveedor en el maestro de proveedores.
Cuentas Bancarías
Para cada cuenta bancaría creada en dispongo configuraremos la cuenta contable en el maestro de Bancos. Para acceder a este formulario iremos al menú: Administración >> Bancos
Cuentas contable Clientes
En el alta de clientes estos toman la cuenta contable de clientes varios/directos por defecto. Podemos cambiar esta cuenta contable genérica para los clientes que necesitemos accediendo a la ficha del cliente desde el menú: Comunicación >> Clientes
Cuentas contables de Proveedores
Es necesario indicar para cada proveedor la cuenta contable de este donde se imputarán los gastos/costes de los servicios. Para indicar la cuenta contable accederemos al maestro de Proveedores e indicaremos la cuenta contable en el campo "CContable". El maestro de proveedores se encuentra en el menú Productos >> Proveedores >> Proveedor
Cuentas contables para impuestos
Indicaremos las cuentas contables de los impuestos para cada tipo de IVA dado de alta en Dispongo. Accedemos al maestro de IVA desde el menú: Aplicación >> Implantación >> Retenciones / IVA >> IVA
Cuentas contables para ingresos y gastos
Las cuentas contables para ingresos y gastos se establecen en el maestro configuración de cuentas, dentro del menú de Contabilidad. Podemos acceder al maestro de configuración de cuentas desde el menú: Administración >> Contabilidad >> Configurar cuentas
Para cada tipo de servicio y serie de facturación especificaremos las cuentas contables de ventas y de compras tal como se muestra en la captura anterior.
Origen y destino
El código de origen y destino se configura dentro del maestro de poblaciones y tenemos que indicar para cada población el código de destino en el campo "Cod. Exportacion". Para acceder al maestro de poblaciones ir al menú: Aplicación >> Configuración >> Poblaciones >> Población
Centros de coste
El centro de costes se define en la población de destino del servicio, para ellos añadiremos el código del centro de coste correspondiente a cada población en el campo "Centro de coste" del maestro de poblaciones tal como se muestra en el siguiente ejemplo:
Ya que el listado de poblaciones a mapear puede ser extenso se dispone de un listado para poder validar el mapeo del código de población y el centro de coste. Se accede al listado desde el menú: Informes >> Exportación contable SAP >> Mapeo de poblaciones
Podemos acceder al maestro de la población pulsando doble clic sobre el registro que queremos editar.
Valores impositivos
Para las facturas en régimen general el valor impositivo se configura en la colección de parámetros del impuesto/IVA. El formulario de configuración de los impuestos IVA se encuentra en el menú: Aplicación >> Implantación >> Retenciones/IVA >> IVA
Para facturas en régimen especial el valor impositivo es el mismo para toda la factura y se configura en los parámetros de la serie de facturación tal como se muestra en la siguiente imagen:
Tipo de documento para Facturas de venta
El código para el tipo de documento en las facturas de venta se tiene que especificar para cada una de ellas en los parámetros de la serie de facturación tal como se muestra en la siguiente captura:
Resto de parámetros
Dentro del maestro de empresa en la colección de parámetros encontramos varios valores configurables para la integración como son:
- Código de sociedad
- Tipos de documentos para cobros de clientes y facturas de compra (para factura de venta se configura en los parámetros de la serie de facturación mostrado en el punto anterior)
- Código de la organización de ventas
- Código para el canal de distribución
- Código de sector
Podemos acceder a la colección de parámetros de la empresa desde su maestro en el menú: Aplicación >> implantación >> Empresas >> Empresa
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