Índice de contenido
- Introducción
- Flujo de los datos y funcionamiento del sistema de exportación
- Seguimiento y control de los datos enviados
- Gestión de errores
- Recepción de errores por email
- Configuración de Mapeos
- Consultas para validar los mapeos
Introducción
La exportación a Holded desde Dispongo se basa en el envío de los datos: Clientes, facturas de venta, cobros a cliente, proveedores, facturas de compra, prepagos a proveedor y remesas de pagos. El sistema de exportación de Dispongo gestiona los datos a enviar a los servicios web de Holded mediante una cola donde los datos a enviar están en formato JSON.
Flujo de los datos y funcionamiento del sistema de exportación
La exportación de datos de Dispongo a Holded es automática, se ejecutan desde tareas programadas del servidor por lo que por norma general no será necesario realizar ninguna acción para enviar la información.
Las tareas sigue el siguiente flujo para enviar la información:
1. Encolado: Los datos son preparados para enviar, se prepara la estructura en formato JSON con la información a enviar (por ejemplo una factura: número de factura, fecha, importe, detalles,...) y se deja lista en la cola de envíos como "Información pendiente de enviar".
2. Envío de datos: Se procesa una a una toda la información pendiente de enviar a los servicios web de Holded. Los datos quedarán grabados como enviados si todo el proceso funciona correctamente, en caso de error el registro quedará marcado como error y se almacenará la descripción del problema en el elemento de la cola.
3. Re-intento de errores: en este tercer paso se desmarcan los errores que pueda haber en la cola para tratar de enviar de nuevo los datos pendientes.
Seguimiento y control de los datos enviados
Es necesario realizar un seguimiento periódico del estado de las exportaciones para conocer si hay algún problema o existe algún datos pendiente de enviar que se ha quedado con error por cualquier problema.
El cuadro de mando del sistema de exportaciones nos permite hacer este seguimiento de los datos que estamos enviando y nos permite conocer de un solo vistazo si existe algún problema en los envíos a Holded.
Para acceder al cuadro de mando del sistema de exportación iremos al menú: Integraciones >> Exportaciones>> Cuadro de Mando
Gestión de errores
Tal como se ha comentado en el punto anterior es necesario supervisar periódicamente el estado de las colas de exportación por si algún elemento de la cola de exportación ha quedado con error. En estos casos significa que el registro no se ha podido enviar y debemos intentar conocer el motivo que ha provocado este problema.
Para ellos primero buscamos el registro con el problema sin enviar (filtrando por la columna de error) y accedemos a la ficha del detalle pulsando sobre el botón "Editar".
Una vez abierto el elemento de la cola de exportación tenemos que revisar las fichas "Mensaje de error" donde se encuentra el error registrado en el sistema de exportación y en "Response" donde tendremos la respuesta del servicio web con la respuesta de Holded.
Si podemos corregir el problema (por ejemplo falta configurar un dato en un mapeo o hay datos que faltan en una ficha, por ejemplo la del cliente), los pasos a realizar serán:
- Corregir el problema: actualizar dato que falta, actualizar/corregir mapeos,...
- Acceder al elemento de la cola de exportación que produce el error (parrilla de datos inferior en el sistema de exportación).
- Editar el elemento y pulsar sobre el botón "Regenerar XML", esto actualizará los datos que se van a enviar.
- Cerrar el elemento y pulsar sobre el botón re-enviar errores en la pantalla principal del cuadro de mando.
- Esperar a que se produzca el envío automáticamente y volver a revisar el estado a los pocos minutos.
Si no se soluciona el problema o si con los datos que tenemos no podemos determinar el origen del error enviaremos un ticket a peticiones@doblemente.com con toda la información del error para revisión desde el departamento de soporte de doblemente.
Re-envío de errores
El sistema de exportación está preparado para re-enviar los elementos que tienen error en el envio. Imaginemos que tenemos un fallo en la conectividad entre los servidores de Dispongo y Holded en el momento del envío de la información.
Estos elementos quedarían con error y el sistema en el tiempo programado (normalmente 2 horas) volverá a intentar enviar la información.
Recepción de errores por email
Es posible configurar el envío de errores a una dirección de email, de esta forma cuando se produce un error en los envíos del sistema de exportación nos llegará un correo a la cuenta que hayamos configurado con los detalles del error.
Configuraremos esta opción en el formulario del sistema de exportación dentro de la solapa de "Errores por email" tal como se muestra en la siguiente imagen.
Podemos añadir más de una cuenta de correo a las direcciones donde vamos a recibir el error añadiendo punto y coma ";" antes de indicar la nueva cuenta, por ejemplo: cuenta1@envioerrores.com; cuenta2@envioerrores.com
Configuración de Mapeos
La configuración de mapeos es un paso muy importante en el proceso de integraciones externas en cualquier sistema, pues nos permite poder relacionar datos entre diferentes plataformas. Por ejemplo, para poder indicar a Holded que vamos a enviar la cuenta contable 60000000 en Dispongo necesitamos grabar previamente la referencia o identificador de registro que tiene dentro de Holded esta cuenta contable y que corresponderá a una numeración como por ejemplo "627103CB199911205F0EDF28".
Mapeo de Empresas
En los parámetros del formulario de empresas en Dispongo indicaremos la referencia de la ApiKey del entorno de Holded al que se enviarán los datos. Para configurar este dato accederemos al formulario de empresa desde el menú: Aplicación >> Implantación >> Empresas >> Empresas.
Mapeos multi-empresa
La integración de Holded está desarrollada para entornos multi-empresa, esto quiere decir que los datos serán enviado a un entorno y otro en función de la empresa a la que pertenezcan.
Esto implica en Dispongo tener que diferenciar los mapeos para cada empresa como veremos a continuación.
Mapeo de Clientes
Indicaremos la referencia de identificador de registro para el cliente y para cada empresa en el detalle de los parámetros del maestro de clientes.
La forma de añadir parámetros es similar en todos los casos, para añadir un nuevo pulsamos el botón + de la colección de parámetros, una vez abierto el formulario seleccionamos el parámetro que queremos añadir y pulsamos el botón asignar. Por último indicamos el valor del mapeo en el campo valor.
Importante: Si un cliente no tiene indicado la referencia de registro en Dispongo este cliente se creará nuevo en Holded y se actualizará la referencia de registro para que no se duplique el alta de cliente.
El identificador de registro lo obtenemos desde la página de contactos editando el contacto y obteniendo el valor API tal como se muestra en la siguiente captura:
Ejemplo de contacto tipo cliente en Holded y su referencia de registro
Mapeo de Proveedores
La configuración de los proveedores es similar a la de los clientes., tomaremos la referencia de identificador de registro de cada proveedor en Holded y la configuraremos en la colección de parámetros dentro del maestro de proveedores de Dispongo.
Importante: al igual que en el envío de los cliente si un proveedor no tiene el identificador de registro configurado se creará el proveedor como nuevo contacto al enviar la factura de compra a Holded y se guardará la referencia del registro.
Mapeo de cuentas contables
Al igual que otros muchos datos de la integración de Holded es necesario enviar el identificador de registro para que Holde pueda “entender” que le estamos enviando.
Tal como se muestra en la captura anterior, para obtener este identificador de registro el caso de las cuentas contables accederemos a la configuración de la cuenta en Holded (menú contabilidad >> cuadro de cuentas) y pulsaremos sobre el icono de configuración. A continuación copiaremos el texto de identificador de registro.
Una vez obtenidos los id de las cuentas en Holded iremos a la configuración de cuentas en Dispongo accediendo al menú: Administración >> Contabilidad >> Configurar cuentas.
Podemos diferenciar las cuentas contables por las siguientes características:
- Serie de facturación
- Tipo de servicio
Mapeo de Bancos
Para realizar el mapeo de las entidades bancarías primero accederemos a la ficha del banco desde la WebApp de Holded y copiaremos el identificador de registro que está en la barra de direcciones del navegador que no existe la posibilidad de obtenerlo desde el interface. Este identificador es la última cadena a la derecha de la url tal (ver siguiente captura de pantalla)
Una vez obtenidos los identificadores de registro de cada banco añadiremos el identificador en la cuenta bancaría de Dispongo a la que corresponda en la colección de parámetros como en los anteriores casos:
Mapeo de Formas de cobro
Este dato no es obligatorio, pero si queremos que la forma de cobro llegue en los datos de factura, clientes y proveedores debemos indicar en los parámetros de las formas de cobro en Dispongo el identificador de registro que tiene en Holded.
Para ello primero accedemos a la configuración de las formas de pago en Holded (menú configuración >> facturación >> Formas de pago) y guardamos el identificador de registro tal como se muestra en la siguiente captura:
Una vez tenemos el identificador de registro lo añadimos en la configuración de los parámetros de Dispongo para cada una de las empresas:
Mapeo de impuestos IVA
El mapeo de los impuestos para el IVA es obligatorio para poder enviar correctamente datos de las facturas de compra y venta. Para realizar este mapeo accederemos a la lista de parámetros dentro del formulario de IVA en el menú: Aplicación >> Implantación >> Retenciones/IVA >> IVA
Seleccionamos el tipo de IVA al que queremos añadir los parámetros y pulsamos el botón "Asignar parámetros". A continuación editamos el campo valor de cada línea de parámetro y añadiremos el código al que corresponda este impuesto en el entorno de Holded.
Ejemplo de configuración de los mapeos de los impuestos para el IVA al 21%
| Podemos consultar los parámetros en el entorno de Holded desde el menú: Configuración >> Facturación >> impuestos |
Mapeo de Impuestos Retenciones
En el caso que tengamos activa en nuestra licencia las retenciones en las facturas de compra necesitaremos al igual que en los tipos de IVA indicar el código de impuesto para las retenciones. Esto se realiza desde el maestro de retenciones que encontramos en el mismo menú que el IVA.
Para añadir el mapeo seleccionamos el porcentaje de la retención que vamos a enviar a Holded y añadimos el código del impuesto en el campo "Código Externo":
Ejemplo de configuración del código de impuesto para las retenciones en las facturas de compra en el maestro de Retenciones.
Consultas para validar los mapeos
En la sección Informes del panel de control tenemos acceso a las consultas de la integración con Holded para validar los mapeos.
Estas consultas tienen la finalidad de poder validar o detectar si faltan mapos, por ejemplo mostramos a continuación la consulta de mapeos de proveedores donde los registros sin valor en los campos de identificador de registro de Holded indican que falta añadir el registro de mapeos.
Comentarios
0 comentarios
Inicie sesión para dejar un comentario.