Introducción
En este post de ayuda te explicaremos como puedes configurar el módulo de Gestión de Grupos. Ten en cuenta que para disponer de él, tienes que solicitarlo a peticiones@doblemente.com
Podemos acceder desde el menú de Expedientes -> Gestión de Grupos
Grupos
Operativa
Cuando un grupo es creado, es necesario asignar un nombre, un tipo y un producto asociado.
A partir del momento de la creación del grupo, todo expediente que contenga un servicio con el producto asociado al grupo y que tenga unas fechas de servicio que contengan la fecha de servicio del grupo será relacionado con el grupo creado en el proceso de CONFIRMACIÓN.
Desde este momento, se desbloqueará toda la operativa existente en el formulario de grupo en relación a los expedientes que contiene.
Reporting de grupo
Cada vez que un expediente se asocia a un grupo, aparecerá en el reporting del mismo. Como se puede observar en el formulario principal del grupo, los usuarios pueden apreciar diversas pestañas que permiten identificar los Expedientes de Compras y de Ventas, además de los Pasajeros asociados a los mismos:
Las pestañas del reporting son auto explicativas. Como en el listado de Expedientes es posible desplegar cada expediente para poder observar con mayor detalle los servicios que contienen. Además, como nuevo añadido después de la remodelación del formulario, es posible gestionar la documentación de cada uno de los expedientes haciendo click en el botón Gestionar Documentos.
Gestión de documentos
Una vez el botón sea pulsado, aparecerá una ventana emergente asociada con el expediente a gestionar. Esta ventana tiene el siguiente aspecto:
Cada columna de botones se encarga (de izquierda a derecha) de la creación, visualización y envío de los pertinentes documentos del expediente.
Sumario de importes
En esta pestaña es posible conocer los detalles económicos del grupo. Los costes asociados con los expedientes de compra (y con un check opcional para incluir los costes de los expedientes de venta), los beneficios económicos asociados con los expedientes de venta y un resultado económico resultado de la computación de estos valores:
Simulación económica de grupo
En la pestaña Presupuestos y Simulaciones es posible realizar una pequeña simulación económica teniendo en cuenta diferentes aspectos:
- Costes Estimados: Costes totales esperados para el grupo (pudiendo asignar los costes reales actuales del grupo mediante Fijar Costes Reales)
- Ventas Estimadas: Ventas totales esperadas para el grupo (pudiendo asignar las ventas reales actuales del grupo mediante Fijar Ventas Reales)
Teniendo en cuenta estos aspectos, el usuario podrá conocer los siguientes datos:
- Beneficio Bruto: Beneficio total bruto obtenido de la computación de los aspectos anteriormente mencionados.
- Margen Beneficio Bruto: Margen porcentual asociado al beneficio bruto.
Por último, como se puede observar en la fotografía, es posible incluir en el cálculo un Número de Pasajeros Estimado y un Incremento de Pasajeros para obtener una gráfica relacionando los datos anteriormente obtenidos con los datos introducidos de pasajeros.
Observaciones internas
Esta pestaña tiene un simple funcionamiento de actuar como bloc de notas para poder anotar todas aquellas observaciones que el usuario desee sobre el grupo manipulado.
Contratos
En esta pestaña es posible asignar una colección de Contratos de Servicio al grupo manipulado.
Estos Contratos de Servicio comparten el mismo funcionamiento que los Contratos presentes en los Clientes y explicados en la documentación adjunta.
En el caso de los grupos, estos contratos presentan la opción de ser enviados adjuntos al Bono o a la Confirmación, e incluso es posible seleccionar la opción Ninguno si únicamente se desea poseer unos archivos adjuntos al grupo sin que sean enviados a los clientes.
Como se observa en la fotografía, esta opción puede ser seleccionada en el formulario del contrato de servicio una vez se haya asociado al grupo.
Por otro lado, estos Contratos pertenecientes a los grupos poseen una característica extra que los hacen atractivos para poder enviar contratos personalizados a los clientes de un grupo: los Parámetros Dinámicos.
Parámetros dinámicos
Al igual que los parámetros de reemplazo que permiten introducir comodines de sustitución predefinida en los contratos (##PARÁMETRO##) hay una nueva clase de parámetros que permitirán a los usuarios de Dispongo introducir comodines que serán sustituidos en el momento de envío de los documentos a los pasajeros de los expedientes.
Estos comodines, incluyendo su formato, nombre y descripción, pueden ser encontrados en el formulario presente en la siguiente ruta:
Comunicación --> Contratos de Servicio --> Parámetros Dinámicos de Reemplazo
Aquí los usuarios podrán encontrar una lista detallada de los parámetros disponibles, que serán reemplazados en el envío de documentos una vez sean detectados en el documento del contrato.
Configuración
La última pestaña presente en el formulario, permite a los usuarios configurar diversos parámetros relacionados con el grupo manipulado:
- Tipo de Envío: Los usuarios pueden decidir qué clase de envío de documentos a proveedor se va a realizar en la confirmación de los expedientes del grupo. Hay dos tipos de envío:
- Generar un email y un documento por reserva y proveedor: Esta es la forma clásica de envío presente en Dispongo. A la hora de confirmar los expedientes se enviará un email y un documento por cada expediente confirmado a cada uno de los proveedores que el mismo contiene.
- General un email y un documento por proveedor: Al tratar con expedientes de forma masiva, la nueva opción presente en los grupos permite tratar la generación y el envío de documentos por proveedor, incluyendo todos los servicios del grupo dentro del mismo documento para evitar la saturación. Si el usuario selecciona esta opción, verá aparecer un apartado que contiene todos los proveedores existentes en el grupo y que le permitirá gestionar la creación y el envío de la documentación.
- Enviar Confirmación al Garantizar: Al activar esta opción, el envío del documento de la confirmación ocurrirá una vez el grupo se vea garantizado y no en la confirmación del mismo expediente.
- Incluir Reservas "PND CONFIRMAR" en el Grupo: Al activar esta opción, se incluirá en todo el reporting todo expediente que se encuentre en estado PND CONFIRMAR.
- Configuración de Textos: Estos dos botones permiten al usuario configurar los textos que se incluyen en los emails en función de si el grupo se ve garantizado y si el mismo va a adjuntar algún tipo de contrato en el email.
Agrupación de grupos
El último apartado de este artículo trata la existencia de una nueva colección de grupos denominada Agrupación de Grupos.
Como su propio nombre indica, esta colección permite incluir un grupo existente en una colección de grupos, cambiando así el funcionamiento de su operativa y su reporting.
Es posible crear una Agrupación de Grupos en la siguiente ruta:
Expedientes --> Gestión de Grupos --> Agrupación de Grupos
Una vez en el formulario, el usuario será capaz de crear una agrupación y añadir un grupo a la misma seleccionando la agrupación en el apartado AGRUPACIÓN en el formulario de grupo.
Cuando el grupo sea incluido en una Agrupación, verá modificado su funcionamiento en los siguientes apartados:
- REPORTING DE GRUPO
- REPORTING ECONÓMICO DE GRUPO
- OPERATIVA DE GRUPO
- ENVÍO A PROVEEDORES DE GRUPO
Reporting de grupo agrupado
Una vez el grupo pertenezca a una agrupación, el usuario podrá observar todas las reservas relacionadas con TODOS LOS GRUPOS pertenecientes a la agrupación. Esto será avisado mediante un cartel advirtiendo de la existencia de un REPORTING DE AGRUPACIÓN.
Además, la tabla que contiene las reservas presentará nuevos campos que permiten al usuario distinguir cuál es el grupo real al que pertenecen las mismas.
Reporting económico de grupo avanzado
Al igual que con el reporting de reservas, el usuario será avisado mediante un cartel de IMPORTES DE AGRUPACIÓN, advirtiéndole que los reportes económicos presentes en la pestaña Sumario de Importes contienen los datos económicos de todas las reservas de la Agrupación:
Operativa de grupo agrupado
Envío a proveedores de grupo agrupado
Al igual que con el resto de reporting, el usuario será avisado mediante un cartel de PROVEEDORES DE AGRUPACIÓN (siempre que esté seleccionada la opción correspondiente de envío a proveedores), advirtiéndole que los proveedores mostrados en la tabla provienen de todas las reservas de la Agrupación:
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