¿Cómo funcionan las formas de cobro y cómo configurarlas?

Campos básicos a rellenar:

Los campos obligatorios se marcan con *

• Campos básicos:
  • * Código: Identificador único para la forma de cobro para control interno
  • * Nombre: Nombre de la forma de cobro/pago
  • * Grupo: Determina si esta forma de cobro es cobro total o parcial con varios fraccionamientos, se usa para agrupar las formas de cobro correctamente en la web.
  • Crédito: Solo se debe de marcar si la forma de cobro es de crédito para indicárselo al sistema.
• Documentos:
  • Genera Bono: Generará y enviará el bono al cliente en la confirmación de la reserva.
  • Genera Confirmación: Generará y enviará la confirmación al cliente en la confirmación de la reserva.
  • Genera Proforma: Generará y enviará la proforma al cliente en la confirmación de la reserva.
  • Generar y enviar bono cuando el saldo es cero: Generará y enviará el bono al cliente cuando en la reserva no quede nada pendiente por cobrar de forma automática.
• Facturación 
  • No facturar automáticamente (No realiza ninguna acción)
  • Generar factura cuando el saldo es 0: Cuando una reserva no tenga nada pendiente de cobrar se facturara automáticamente.
  • Generar factura cuando un cobro se consolida: Al consolidar un cobro en la reserva sin importar si es el total o una parte parcial de la reserva se emitirá una factura por la cantidad cobrada, si en una reserva se realiza mas de un cobro tendrá mas de una factura asociada.
• Cancelación automática
  • Activar cancelación automática de expedientes: Esta funcionalidad no está activa por defecto se debe de solicitar la activación de la misma a soporte. Cuando está activa si se marca este check el sistema cancelará todas las reservas que tengan el cobro pendiente con fecha prevista anterior al día de hoy. Esto es útil por ejemplo, para controlar de forma automática reservas pendientes de cobrar que entran en gastos de cancelación y evitar gastos en reservas que no se le han cobrado al cliente final. 

Fraccionamientos:

Cuándo se espera cobrar

Puedes indicar el número de días (en positivo o en negativo) en que ese importe vence con respecto a un evento. Estos posibles eventos son:

• La FECHA DE CREACIÓN de la reserva
• La FECHA DE INICIO ESTANCIA de los servicios de la reserva
• La FECHA DE FIN ESTANCIA de los servicios de la reserva
• La FECHA DE INICIO DE GASTOS DE CANCELACIÓN para la reserva
• La FECHA DE CONFIRMACIÓN de la reserva

Cantidad: Cuánto se espera cobrar

Aquí puedes indicar un porcentaje, un importe fijo o directamente el importe de tu beneficio.

Tipo de cantidad: 

Cómo se espera cobrar

Aquí se indica el INSTRUMENTO DE COBRO con el que se espera recibir el cobro.
Los instrumentos de cobro disponibles son: TPV o TARJETA DE CRÉDITO/DÉBITO (medio de pago online), TRANSFERENCIA, EFECTIVO, etc.

Además, para cada forma de cobro/pago puedes elegir qué documentos de cliente se generarán y enviarán automáticamente al confirmar la reserva. Estos documentos son:

• CONFIRMACIÓN DEL CLIENTE
• BONO/VOUCHER
• FACTURA PRO-FORMA

También puedes indicar otras opciones de configuración en la forma de cobro/pago, como las siguientes:

• Si se trata de una forma de cobro A CRÉDITO
• Si el sistema debe generar y enviar automáticamente el bono/voucher al cliente cuando la reserva esté 100% pagada (saldo 0).
• Si se debe emitir y enviar automáticamente la factura de venta cuando la reserva esté 100% pagada (saldo 0).
• Si se desea añadir un gasto de emisión. Por ejemplo, si utilizo la forma de cobro "X", añadir un 3% al importe de la reserva como gasto de emisión o de gestión.
• Si el cliente debe recibir automáticamente avisos de pago X días antes de cada vencimiento.
• Si, en caso de que se pase la fecha de un vencimiento y éste no haya sido pagado, el sistema debe cancelar automáticamente la reserva.

Para aclarar la explicación a continuación dos ejemplos:

FORMA DE COBRO "TRANSFERENCIA 50%-50%".

En esta forma de cobro tendremos 2 vencimientos, ambos con instrumento de cobro transferencia y con un importe del 50% del total.

• El primero tendrá lugar 30 días antes de la fecha de inicio de los servicios.
• El segundo tendrá lugar 15 días antes de la fecha de inicio de los servicios.

Sólo generará y enviará automáticamente la confirmación del cliente, no bono/voucher, ya que cuando se confirme la reserva ésta no estará pagada.

Imaginemos que usamos esta forma de cobro para una reserva con un importe de 1.000 € y con fecha de inicio de los servicios de 31/01/2022.

• El sistema automáticamente creará 2 cobros, ambos en estado "PREVISTO".
• El primer cobro tendrá como importe 500 €, y su fecha de vencimiento será el 01/01/2022.
• El segundo cobro tendrá el mismo importe, pero su fecha de vencimiento será el 16/01/2022.

En cualquier momento podremos registrar un cobro, por cualquier importe y con cualquier medio, y en ese caso el sistema recalculará los vencimientos pendientes. Es decir, siempre tendremos libertad total para realizar cobros en el momento y forma que queramos, pero esta previsión de cobros es muy útil porque nos permitirá disponer en todo momento de un control exhaustivo de cuánto esperamos cobrar y cuándo.

FORMA DE COBRO "TPV 100%".

En esta forma de cobro tendremos 1 vencimiento, con instrumento de cobro TPV y con un importe del 100% del total.

El cobro tendrá lugar 0 días con respecto a la fecha de creación de la reserva.

Sólo generará y enviará automáticamente la confirmación del cliente y el bono/voucher.

Cuando esta forma de cobro se use en la web el sistema cobrará al cliente el 100% del importe de su reserva a través del medio de pago online seleccionado.

También podrías definir otra forma de cobro "TPV 10%-90%", y que el cliente sólo tuviera que pagar en la web el 10% del importe de la reserva con tarjeta, y el otro 90%, por ejemplo, 10 días después.

Es importante señalar que, para las reservas generadas en la web, el cliente siempre dispondrá de la opción de acceder a su reserva y pagar en cualquier momento el importe pendiente con tarjeta, independientemente de cuál sea la forma de cobro seleccionada para esa reserva.