1. Introducción

A través de este artículo de ayuda obtendrá la información necesaria para configurar las cuentas contables, además de los procesos que debes realizar para generar y exportar la información contable al soporte configurado en su licencia Dispongo.

IMPORTANTE: 

1. Para acceder a las diferentes opciones mostradas en este artículo es necesario tener contratado el módulo de contabilidad. Para obtener más información sobre la contratación de módulos escriba a soporte@doblemente.com

2. Las configuraciones y procesos mostrados en este artículo de ayuda están referidos al módulo común de contabilidad de Dispongo.

2. Configuración de las cuentas contables

La configuración de las cuentas contables se encuentra en diferentes niveles según el tipo de proceso contable que se vaya a realizar:

2.1 Cuentas contables de Clientes

La cuenta contable de clientes es la que se utilizará en los asientos de factura de venta y consolidación de cobros a clientes.

La cuenta contable para clientes se especifica en el campo “Cta. Contable” del maestro de Clientes. El acceso al maestro de Clientes se realiza desde el menú “Comunicación>>Clientes>>Clientes”. En la siguiente captura podemos ver un ejemplo de configuración de cuenta contable para un cliente:

2.2 Cuentas contables para Bancos y Cajas

Es la cuenta de contrapartida que se utiliza en el asiento de consolidación de cobro al cliente. La cuenta contable para los bancos o cajas se especifican en el campo “C.Contable” dentro de su maestro.

Muy importante: es necesario marcar la opción “Contabilizable” de la cuenta bancaria para que se generen los asientos contables en el proceso de consolidación de los cobros.

2.3 Cuentas contables de Proveedores

La cuenta contable de proveedores es la cuenta que se utilizara para registrar el importe de gasto al proveedor en el asiento de la factura de compra. Al igual que en los clientes se configura la cuenta contable en la ficha de maestros de proveedores, en el campo “CContable”.

El acceso al maestro de proveedores se encuentra en el menú: "Productos >> Proveedores >> Proveedor":

Ejemplo de configuración de cuenta contable en un proveedor. Los campos "CContable Com." y "CContable Prev" no se deben rellenar.

2.4 Cuentas contables de compras y ventas

Configuraremos las cuentas para compras y ventas en el maestro "Configurar cuentas" que encontraremos en el menú “Administración >> Contabilidad >> Configurar cuentas”.

Estas cuentas contables son las que se utilizarán para registrar el apunte de gastos o ingresos dependiendo de si es una factura de compra o venta.

Podemos especificar cuentas contables y diferenciar por los campos que tenemos disponibles en el maestro de configuración de cuentas, pero las configuraciones más comunes son:

• Por tipo de servicios: en este caso especificaremos una cuenta contable para cada tipo de servicio. Por ejemplo: Configuración de cuentas para alojamientos, Configuración de cuentas para actividades,...
• Por tipo de servicio y régimen contable: utilizaremos esta configuración si deseamos diferenciar las cuentas de compras y venta en función del régimen contable de la factura de venta además del tipo de servicio. Para poder utilizar esta configuración es necesario crear series de factura diferenciadas por régimen contable. Por ejemplo:
• • • • Configuración cuentas Alojamientos - Régimen General
      • Configuración cuentas Alojamientos - Régimen Especial
      • Configuración cuentas Actividades - Régimen General
      • Configuración cuenta Actividades - Régimen General
      • ...
• Otra opción bastante común a la hora de especificar las cuentas de compras y ventas es especificar por Tipo de servicio y serie de factura, por ejemplo:
• • • • Configuración cuentas Alojamientos - Serie Factura DBM Régimen General
      • Configuración cuentas Alojamientos - Serie Factura DBM Régimen Especial
      • Configuración cuentas Actividades - Serie Factura DBM Régimen General
      • Configuración cuenta Actividades - Serie Factura DBM Régimen Especial
      •  

Elegiremos nuestra configuración en función de nuestras necesidades a la hora de especificar cuentas y ventas en los procesos contables.

Ejemplos de configuración de cuentas de compras y venta para el tipo de servicio Alojamiento y el régimen contable General.

2.5 Cuentas contables de impuestos (IVA)

En el maestro IVA registraremos las cuentas contables de impuestos (soportado y repercutido). El acceso al maestro de IVA lo realizaremos desde el menú: “Aplicación>>Implantación >> Retención/IVA >> IVA”.

2.6 Cuenta contable de clientes por defecto o “clientes varios”

Por defecto el comportamiento para cuentas contables en clientes si no se especifica en el alta se busca la última cuenta contable y se incrementa en una unidad, por ejemplo si el último cliente que dimos de alta en el sistema tenia la cuenta 43000258 al crear un nuevo cliente si no indicamos una cuenta asignará el código de cuenta 43000259.

Mediante configuración se puede variar este comportamiento, por ejemplo en el caso que al dar de alta un nuevo cliente queramos que se le asigne una cuenta contable de "varios". Es interesante utilizar esta opción si por ejemplo disponemos de un portal web donde el cliente se registra y nosotros necesitamos que por defecto utilicen una cuenta contable para "clientes varios". Puedes solicitar la configuración de cuenta contable para clientes varios enviando una solicitud a peticiones@doblemente.com

3. Como generar y exportar la información contable.

Para poder generar el fichero en nuestro soporte contable es necesario que se produzca el proceso "contabilizar". 

Este proceso sucede automáticamente cuando se consolida un cobro a cliente o pago a proveedor pero tenemos que realizarlo manualmente para facturas de venta y compra.

3.1 Como contabilizar facturas de venta y compra

Para generar los asientos contables de facturas de venta y compra iremos al formulario "Contabilizar documentos" dentro del menú de contabilidad.

Para generar los asientos contables seguimos los siguientes pasos:

1. Indicar tipos de datos a contabilizar: Ventas o Compras en función de que queremos contabilizar.
2. Indicar fecha desde/hasta del periodo de facturación.
3. Pulsamos el botón "Cargar facturas" para obtener datos pendientes de contabilizar. En este
   momento se mostrarán las facturas de compra o venta pendientes.
4. Pulsar botón “Contabilizar”. (el proceso puede durar unos minutos en función de las facturas
   incluidas)

3.2 Como exportar la contabilidad al soporte contable

Una vez generada la información contable de ventas y compras ya tenemos toda la información para generar nuestro fichero de exportación a nuestro soporte contable.

Para realizar la exportación iremos a la pantalla “Exportar contabilidad” del menú de contabilidad donde al cargar los datos ya podremos ver la estructura de asientos generados a partir de los diferentes documento (factura de venta, factura de compra, cobros,…) con el detalle de apuntes, cuentas contables y saldos. 

Para realizar el proceso de exportado primero seleccionaremos toda la información pendiente de exportar
utilizando los filtros disponibles y a continuación pulsaremos sobre el botón “Proceso exportado” tal como se muestra en la imagen inferior de esta sección.

Los filtros que podemos aplicar en esta pantalla son:

• Filtro fecha: no es necesario especificar nada, de este modo mostrará todo lo pendiente de
  exportar. Para exportar un periodo en concreto indicar fecha de inicio y fin.
• Filtro Exportados: dejar sin seleccionar para mostrar solo la información que NO se ha exportado
• Filtro Activos: el filtro muestra u oculta los asientos marcados como activo o no activos.
• Filtro contabilidad: para el caso que existan diferentes contabilidades configuradas.
• Filtro tipo de asiento (ventas, compras, cobros…): dejar seleccionados todos para exportar toda la
  información pendiente.

Si realizamos la exportación periódicamente como norma general solo será necesario indicar el filtro de fechas y una vez exportada la información el proceso "Proceso Exportado" marca los asientos incluidos en el fichero como “exportados” para que no se puedan incluir en otras exportaciones.